För varje byggnad eller anläggning bör det finnas dokumentation som beskriver hur brandskyddet i byggnaden är utformat. Vilken typ av verksamhet som bedrivs samt vilka brandtekniska installationer som finns avgör hur omfattande dokumentation som krävs men varje byggnad bör minst ha en förvaltningshandling (Brandskyddsdokumentation) och en ritning. Observera att det även är ett krav enligt Boverkets byggregler att en brandskyddsdokumentation finns upprättad för alla byggnader.

Förvaltningshandling

En förvaltningshandling är en kortfattad brandskyddsdokumentation som riktar sig till ägare och verksamhetsutövare och ska ge en övergripande insyn och förståelse för hur byggnadens brandskydd är uppbyggt. Handlingen utgör underlag vid upprättandet av egenkontroller.

Förvaltningshandlingen bör innehålla en övergripande byggnads- och verksamhetsbeskrivning för objektet samt beskrivning av utrymningsstrategi, brandcellsindelning, brandtekniska installationer (brandlarm, sprinkler, nödbelysning, släckutrustning, röklucka osv) samt om det förekommer särskilda risker i verksamheten som exempelvis hantering av brandfarlig vara.

För den enskilda villan består förvaltningshandlingen ofta av de enklare skisser av brandskyddet som upprättas på ritningarna (relationshandlingarna). För en större och mer komplex byggnad kan förvaltningshandlingen bestå av ett obegränsat antal sidor men av praktiska skäl ska de normalt hållas till ca 15-20 sidor som mest. Längre förvaltningshandlingar är ofta inte av nytta för verksamheten då det är svårt att ta till sig och hantera all information.

Ritning

Förvaltningshandingen kompletteras ofta med ritningar. Dessa består oftast av planritningar som visar byggnadens utformning med placering av samtliga brandcellsgränser och brandtekniska installationer.

Det kan även vara bra att upprätta en situationsplan som visar hur olika byggnader ligger i förhållande till varandra och eventuellt brandskydd dem emellan om det finns flera byggnader på fastigheten.

Övrig dokumentation

I anläggningar där brandfarlig vara hanteras och där explosiv miljö kan uppkomma ska följande dokument finnas uppdaterade och tillgängliga.

• Tillstånd för brandfarlig vara
• Klassningsplaner
• Explosionsskyddsdokumentation
• Förteckning över mängder och placering inom byggnad/anläggning

I anläggningar där brandlarm finns installerat ska följande dokument finnas uppdaterade och tillgängliga.

• Anläggarintyg för brandlarm
• Besiktningsprotokoll för brandlarm
• Funktionsbeskrivning
• Orienterings- och serviceritningar

I anläggningar där sprinkler finns installerat ska följande dokument finnas uppdaterade och tillgängliga.

• Anläggarintyg för sprinkler
• Besiktningsprotokoll för sprinkler
• Orienterings- och serviceritningar