Riksarkivets handläggning av arkivlokalsärenden

1 § Vid planeringen av en nybyggnad, ombyggnad eller vid anpassningen av en befintlig lokal till arkivlokal ska myndigheten, i enlighet med 18 och 19 §§ arkivförordningen (1991:446), i god tid inhämta Riksarkivets yttrande samt informera arkivmyndigheten om tidpunkten för när det tekniska samrådet ska ske. Detsamma gäller när myndigheten avser att hyra en arkivlokal eller genomföra ändringar i en befintlig arkivlokal.

I samband med kommunikationen ska myndigheten komma in med dokumentation som beskriver arkivlokalens utformning och tänkta placering.

Allmänna råd: För att underlätta kommunikationen med Riksarkivet har myndigheten ett ansvar för att sammanställa och tillhandahålla dokumentation rörande den tänkta arkivlokalen. Här avses exempelvis

• handlingar som beskiver arkivlokalens placering, såväl byggnadens placering i omgivningen som arkivlokalens placering inne i byggnaden,
• ritningar med kompletterande beskrivningar av lokalens utformning och inredning,
• brandskyddsdokumentation, samt
• annan relevant dokumentation.

2 § Riksarkivet kan, om särskilda skäl föreligger, besluta om undantag från bestämmelserna i denna författning.

Vid ansökan om undantag ska myndigheten ange skälen för undantaget och lämna förslag till kompenserande åtgärder.